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La bitácora de obra es el documento técnico legal que vincula a las partes contratantes como medio de intercambio de comunicación durante la vigencia del contrato, en este documento se registran todos los eventos mas importantes de la obra y en consecuencia es un documento probatorio pleno ante cualquier autoridad administrativa o judicial.

La bitácora de obra es ampliamente utilizada en México en la ejecución de los contratos públicos y privados, puede ser bitácora convencional (libro físico) o bitácora electrónica (portal electrónico en internet), es importante resaltar que en los contratos públicos con cargo a recursos federales se utiliza la BESOP (Bitácora electrónica y seguimiento a obra pública)[1] , la cual, es un documento electrónico que utiliza la firma electrónica avanzada para dar certeza a la anotaciones que se realizan.

Bitácora de obra pública.

El reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas en su artículo 2 fracción VII define a la bitácora como:

“Bitácora: el instrumento técnico que constituye el medio de comunicación entre las partes que formalizan los contratos, en el cual se registran los asuntos y eventos importantes que se presenten durante la ejecución de los trabajos, ya sea a través de medios remotos de comunicación electrónica, caso en el cual se denominará Bitácora electrónica, u otros medios autorizados en los términos de este Reglamento, en cuyo caso se denominará Bitácora convencional;”

¿Es obligatorio el uso de la bitácora?

Aunque el contrato de obra generalmente no hace estipulación al respecto, la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas (LOPSRM DOF 20 MAYO 2021) en su artículo 46 último párrafo, así como el artículo 122 de su Reglamento estipulan la obligatoriedad del uso de la bitácora de obra para llevar el control de la ejecución del contrato de obra pública federal.

Tratándose de bitácora en libro físico, el artículo 124 fracción Vi del Reglamento de la LOPSRM establece que la bitácora deberá permanecer en la residencia a fin de que las consultas se puedan hacer en el sitio de la obra, hemos consultado casos en los cuales el supervisor o residente se apodera literalmente de la bitácora y se la lleva fuera del sitio, lo cual es ilegal por las razones expuestas con antelación y por lo mismo puede concurrir una causa de responsabilidad.

El reglamento de la LOPSR en su artículo 94 establece los requisitos mínimos que debe contener la bitácora de obra, entre los cuales destaca que las hojas deben estar foliadas, estar en original y dos copias y que las notas se refieran según las circunstancias de cada caso: número, clasificación, fecha, descripción del asunto, y en forma adicional ubicación, causa, solución, prevención, consecuencia económica, responsabilidad si la hubiere, y fecha de atención, así como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta.

¿Qué eventos puedo registrar en la bitácora?

La bitácora esta diseñada para registrar los eventos mas relevantes de la ejecución de la obra, entre otros, los siguientes:

  • El inicio de los trabajos
  • Todo lo relacionado con las estimaciones
  • Trabajos extraordinarios
  • La autorización de modificaciones al proyecto ejecutivo, al procedimiento constructivo, a los aspectos de calidad y a los programas de ejecución convenidos;
  • Ajuste de costos
  • Variaciones del plazo de ejecución
  • Suspensiones
  • Pruebas de calidad
  • Convenios modificatorios
  • Hitos más importantes del programa
  • Casos fortuitos o de fuerza mayor que afecten el programa de ejecución convenido
  • Terminación anticipada, rescisión y terminación contractual.

¿Hay reglas para el uso de la bitácora?

Efectivamente reglamento de la LOPSR en su artículo 123 establece las reglas mínimas de uso de la bitácora entre las cuales destacan:

Se debe usar la firma electrónica avanzada para el registro inicial y para la notaciones en la bitácora electrónica de obra. Se deberá iniciar con una nota especial relacionando como mínimo la fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y teléfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y de las características del sitio donde se desarrollarán, así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilización de la bitácora, indicando a quién o a quiénes se delega esa facultad, pueden validarse y adjuntarse oficios, se debe cerrar la bitácora.

Necesidad del uso de bitácora, caso práctico.

Nota. Los datos utilizados en este ejemplo son ficticios, no así los hechos y situaciones que son reales.

Como ya se vio, legalmente el uso y manejo de la bitácora puede resultar tan importante como la ejecución de la obra misma, pues si no existe registro documentado del suceso, es como si no hubiere existido. Esto es razón suficiente para llevar un buen control de la bitácora, sin embargo, veamos un ejemplo de los efectos de no llevar debidamente el registro de eventos en la bitácora durante la ejecución de la obra.

Analicemos el caso de rescisión administrativa de un contrato de obra pública a la empresa JOCOTAL S.A. de C.V. a quien le imputaban atraso en su programa de trabajo por un 25 por ciento y la ejecución de nuevos conceptos de trabajo no contemplados en el contrato y volúmenes adicionales. La empresa alegó como defensa que el atraso no era imputable a ella sino a la dependencia, porque ésta, había ordenado cambios sustanciales al proyecto ejecutivo que resultaron en la ejecución de nuevos conceptos de trabajo y volúmenes adicionales de obra, los cuales aunados a condiciones climáticas adversas dieron lugar al desfasamiento del programa, sin embargo la empresa NUNCA hizo anotaciones en la bitácora ni lo notificó por escrito a la contratante, tampoco efectuó gestión alguna para obtener una reprogramación ni convenios de reconocimiento y pago de volúmenes, al presentar su defensa en el procedimiento administrativo de rescisión aduce como agravio la negativa de la dependencia para permitirle hacer anotaciones en bitácora, sin embargo no presenta pruebas que soporten este hecho, lo que si estaba registrado en la bitácora eran todas las anotaciones efectuadas por la supervisión en las que se asentaba todo el atraso del contratista al programa original convenido, así como la falta de personal y equipo necesario para la ejecución de dicho programa. El resultado fue que la empresa nunca pudo probar sus afirmaciones; Se le rescindió el contrato y contra tal determinación se fue a juicio, el Tribunal que conoció del caso, en relación con la bitácora, determinó que la bitácora de obra hace prueba plena y que existe presunción legal de que las partes tienen libre acceso a la bitácora por disposición expresa de la ley y que de no ser así la parte afectada debió buscar constancias que demuestren lo contrario y ofrecerlas como prueba. El resultado le fue adverso a la empresa contratista por no acreditar debidamente que las desviaciones al programa de ejecución de la obra pactado fueron imputables a la contratante.

Las partes contratantes deben darle la importancia que merece a este instrumento, las anotaciones deben ser consistente y congruentes con todos los elementos documentales del contrato, programas, contratos, convenios, etc., Para crear convicción plena de los eventos y omisiones asentados en la bitácora. Si su empresa necesita apoyo legal en el control de desviaciones de la ejecución de la obra y como utilizar debidamente la bitácora de obra puede apoyarse en nosotros para asesorarle y ayudarle a que siempre asegure ganancias en la ejecución de sus obras.

 

 CBJ SC.

https://www.despachomata.com

Tel. 55 91838354

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[1] https://www.gob.mx/sfp/documentos/bitacora-electronica-y-seguimiento-a-obra-publica-besop



ETIQUETAS #DERECHO #CONSTRUCCIÓN #CONTRATOS #RECLAMACIONES # OBRA_PUBLICA #OBRA_PRIVADA