Con mucha frecuencia nos llegan casos en los que la empresa constructora señala que ha documentado muy bien su proyecto de construcción y que tiene una muy buena posición para que le paguen todos aquellos trabajos que ha ejecutado y que aún le adeudan, sin embargo cuando nosotros los vamos a utilizar para generar un reclamo, bien sea directamente a la contratante o ante algún tribunal, nos percatamos de que muchos de los documentos son emails, fotocopias, textos originales sin firmas, minutas y documentos de trabajo sin firmas y peor aún no tienen originales de contratos y convenios modificatorios, esto conlleva a que eventualmente esa supuesta buena posición termine en una pésima posición pues se lleva el riesgo de que la empresa no recupere su dinero.
No importa si se ejecuta una obra pública o una obra privada, todas las empresas constructoras de cualquier tamaño deben tener una excelente gestión documental que inicia desde la propuesta inicial hasta el acta de extinción de derechos, con el firme objetivo de siempre mantener una buena posición para enfrentar cualquier eventualidad que surja durante el proceso de ejecución de la obra. Esto no quiere decir que necesariamente vayan a estar en controversias, más bien supone una buena práctica para mantener una buena salud financiera para la empresa y en todo caso siempre estar listos para poder responder y demostrar fehacientemente cada aspecto controversial que normalmente se suscita en los trabajos de construcción.
Aspectos jurídicos de las pruebas generadas en los contratos de construcción
Todos los documentos que se generen en un contrato de obra son muy importantes. Los documentos de concurso -propuestas técnicas y económicas- son de vital relevancia y la empresa debe mantener un tanto en original en su archivo que sea idéntico al entregado a la contratante; esto también aplica para los contratos, convenios, comunicados y en general todos los documentos que se generen entre las partes.
Todos los documentos generados en un contrato de construcción tienen un fundamento legal.
Documentos en contratos de obra pública federal
Los documentos generados en contratos de obra pública federal encuentran su fundamento en el artículo 129 del Código Federal de Procedimientos Civiles (DOF[1] 09-04-2012) aplicable supletoriamente a la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, que textualmente señala:
ARTÍCULO 129.- Son documentos públicos aquellos cuya formación está encomendada por la ley, dentro de los límites de su competencia, a un funcionario público revestido de la fe pública, y los expedidos por funcionarios públicos, en el ejercicio de sus funciones.
ARTÍCULO 133.- Son documentos privados los que no reúnen las condiciones previstas por el artículo 129.
Documentos en contratos de obra privada
Los documentos generados en contratos de obra privada encuentran su fundamento en lo establecido por el Código de Comercio (DOF 14-11-2025) en sus siguientes artículos:
Artículo 1237.- Son instrumentos públicos los que están reputados como tales en las leyes comunes, y además las pólizas de contratos mercantiles celebrados con intervención de corredor y autorizados por éste, conforme a lo dispuesto en el presente Código.
Artículo 1238.- Documento privado es cualquiera otro no comprendido en lo que dispone el artículo anterior.
Documentos públicos y privados: diferencia práctica
Generalmente en la construcción se denomina "oficio" a cualquier documento generado por cualquier parte —contratante, contratista, supervisión técnica, gerencia de proyecto—; ante esta situación debemos acotar que, independientemente de su denominación, solo los documentos generados o donde intervienen funcionarios públicos en ejercicio y firmados por ellos serán considerados documentales públicas que hacen prueba plena de su contenido y comprometen a quien los firma y a su representada.
Todos los demás documentos generados únicamente por la empresa, aunque tengan el sello de recibido de la contratante, son documentos privados que aportan un valor probatorio más "limitado" porque no hacen prueba plena de su contenido; sin embargo, sí pueden hacer prueba plena para demostrar que se notificó a la otra parte en fecha determinada (acuse de recibo), lo cual queda sujeto a valoración del juzgador.
La carga de la prueba en controversias de construcción
Las anteriores anotaciones son muy importantes porque, en caso de controversia, la parte que afirma debe probar su dicho. Es un principio que rige el sistema jurídico mexicano tal como se aprecia en las siguientes disposiciones:
Para contratos de construcción entre privados:
Código de Comercio (DOF 14-11-2025).
Artículo 1194.- El que afirma está obligado a probar. En consecuencia, el actor debe probar su acción y el reo sus excepciones.
Artículo 1195.- El que niega no está obligado a probar, sino en el caso en que su negación envuelva afirmación expresa de un hecho.
Para contratos de construcción con entidades públicas federales:
Código Federal de Procedimientos Civiles (DOF 09-04-2012, aplicable supletoriamente conforme al artículo 13 de la LOPSRM vigente).
ARTÍCULO 81.- El actor debe probar los hechos constitutivos de su acción y el reo los de sus excepciones.
ARTÍCULO 82.- El que niega sólo está obligado a probar:
I.- Cuando la negación envuelva la afirmación expresa de un hecho;
II.- Cuando se desconozca la presunción legal que tenga a su favor el colitigante, y
III.- Cuando se desconozca la capacidad.
Aspectos prácticos de las pruebas en los contratos de construcción
A diferencia de otro tipo de contratos, los de construcción están repletos de anexos, en algunos casos muy voluminosos. Por lo tanto, es conveniente que la gestión documental inicie desde la licitación misma, conservando una versión íntegra e idéntica de toda la propuesta legal, técnica y económica realizada en el concurso. Además, es conveniente contar con los documentos en formatos editables (Excel y Word), porque sucede con frecuencia que solo se conservan los PDFs escaneados de los originales y cuando se necesita extraer información para realizar cálculos se tiene que volver a capturar la información desde cero.
Otra buena práctica es que las empresas contratistas siempre tengan un duplicado del contrato firmado autógrafamente por todas las partes; lo mismo aplica para los convenios modificatorios y sus anexos. Esta práctica es especialmente relevante en contratos de obra a precio alzado y de precios unitarios, donde las discrepancias documentales entre las partes suelen ser el origen de las controversias más costosas.
Valor probatorio de correos electrónicos y mensajes de WhatsApp
Con frecuencia se nos pregunta sobre los correos electrónicos, mensajes de WhatsApp y comunicaciones por redes sociales que tienen relación con la obra. ¿Cuál es el valor probatorio de los mismos? El Código de Comercio vigente (DOF 14-11-2025) reconoce expresamente, en su artículo 1061 Bis, que en todos los juicios mercantiles se admite como prueba la información generada o comunicada que conste en medios digitales, ópticos o en cualquier otra tecnología, remitiendo su valoración a los artículos 348, 349 y 350 del Código Nacional de Procedimientos Civiles y Familiares. Esto significa que los mensajes electrónicos —correos, WhatsApp, etc.— tienen valor probatorio reconocido por la ley, aunque dicho valor no es pleno de manera automática: el juzgador los valorará en conjunto con los demás medios de prueba aportados.[2] La forma más efectiva de elevar su fuerza probatoria es que las partes pacten expresamente en el contrato el uso de medios electrónicos determinados para sus comunicaciones, o bien que las comunicaciones se respalden con firma electrónica avanzada.[3]
Por último, debe abonarse a las buenas prácticas el hecho de que la contratista maneje comunicaciones por duplicado para conservar siempre un documento original con firma autógrafa y sello original de recepción. Lo mismo aplica para las minutas de trabajo, órdenes de cambio registradas en bitácora, y órdenes de trabajos extras: todos estos comunicados deben conservarse en original y con firma autógrafa.
La bitácora de obra: el arma secreta del contratista
Hemos analizado muchos casos donde las empresas nunca hicieron uso de la bitácora de obra y la contratante prácticamente se adueñó de la misma, anotando únicamente todos aquellos aspectos que le favorecían.
En la obra pública federal la bitácora de obra es electrónica y las partes emiten su consentimiento a través de firma electrónica avanzada. Al iniciar este documento, generalmente, las partes señalan los plazos y términos para contestar las notas y, en caso de no hacerlo, dichas anotaciones se tendrán como válidas.
En algunos casos de obra pública federal las partes siguen usando bitácoras físicas (libretas), argumentando que no tienen acceso a internet para operar la electrónica. En cualquier caso, la bitácora electrónica es el documento legal idóneo por el cual las partes pueden demostrar sus afirmaciones sin que sean objetadas, dado que la contraparte y la supervisión técnica tienen acceso a este documento y pueden oponerse o hacer aclaraciones a las anotaciones del contratista. Este documento hace prueba plena ante los Tribunales por ser un documento electrónico regulado por la ley y firmado electrónicamente conforme a la normativa aplicable.[4]
El problema más grave se presenta en los contratos de obra privada, porque en estos casos lo ideal es que se usen medios electrónicos con firma electrónica avanzada —como ya ocurre con algunos contratantes—, pero la mayoría sigue usando la bitácora de papel y los contratistas la utilizan muy poco o de plano no tienen acceso a la misma. En tal circunstancia, la empresa debe establecer desde la firma del contrato su estrategia para el uso y gestión de la bitácora de obra o libros diarios. Una mala gestión de la bitácora puede derivar en una rescisión administrativa o en la imposibilidad de acreditar afectaciones al plazo y trabajos extraordinarios.
Para minimizar el riesgo, la empresa que ejecuta contratos privados de construcción tiene a su alcance servicios electrónicos privados para gestionar documentos con firma electrónica avanzada (https://efirma.com/) y gestión documental con tecnología blockchain (https://trato.io/). De esta forma, ya no existe impedimento para que las partes en un contrato privado de construcción accedan a herramientas electrónicas sencillas que les brinden seguridad jurídica en el intercambio de información y órdenes de cambio.
Conclusiones y recomendaciones
- Los contratos de construcción son sumamente complejos y por esa razón generan un alto volumen de documentos, los cuales deben estar debidamente gestionados, ordenados y almacenados tanto en formatos físicos como electrónicos de lectura y editables.
- En los contratos públicos, la mejor manera de proteger los intereses y el patrimonio de la empresa es a través del uso activo y riguroso de la bitácora de obra electrónica.
- En los contratos privados, la mejor manera de protegerse es usar la bitácora electrónica de forma adecuada y, si no existe, contratar un servicio privado que utilice firma electrónica avanzada para gestionar los informes y las órdenes de cambio.
- Las empresas constructoras deben capacitar a todo su personal que interviene en la ejecución de los trabajos —tanto administrativo como de campo— en el uso, gestión y alcance legal de los documentos que se generan con motivo del contrato de construcción.
- Generar documentos, minutas y comunicados por duplicado o triplicado para mantener siempre originales firmados.
- Pactar expresamente en el contrato el uso de medios electrónicos de comunicación entre las partes, de modo que dichas comunicaciones tengan pleno valor probatorio conforme al artículo 1061 Bis del Código de Comercio vigente y los artículos 348 a 350 del Código Nacional de Procedimientos Civiles y Familiares.
- Nuestro equipo de expertos puede apoyarle en la elaboración de estrategias que le permitan implementar o mejorar sus sistemas de control, seguimiento y gestión legal de los documentos relacionados con sus proyectos de construcción.
Construbufete
https://www.despachomata.com
Tel. 55 9183 8354
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- Diario Oficial de la Federación.
- El valor probatorio de los mensajes electrónicos en juicios mercantiles se rige actualmente por el artículo 1061 Bis del Código de Comercio (DOF 14-11-2025) en relación con los artículos 348, 349 y 350 del Código Nacional de Procedimientos Civiles y Familiares (DOF 07-06-2023, última reforma DOF 15-01-2026). La tesis aislada del Amparo directo 2397/2004 (juicio laboral) conserva valor referencial, pero el marco normativo aplicable a controversias mercantiles y de obra se rige por las disposiciones citadas.
- Código de Comercio, artículo 89: los mensajes de datos no pueden ser negados de efectos jurídicos por el solo hecho de constar en formato electrónico; artículo 1061 Bis: en juicios mercantiles se reconoce como prueba la información en medios digitales con valoración conforme al Código Nacional de Procedimientos Civiles y Familiares.
- Reglamento de la Ley de Firma Electrónica Avanzada.
Actualizaciones incorporadas en esta versión
Reforma al Código de Comercio (DOF 14-11-2025). El artículo 1061 Bis fue reformado para establecer que en todos los juicios mercantiles se reconoce como prueba la información en medios digitales, ópticos o cualquier otra tecnología, y que su valor probatorio se rige por los artículos 348, 349 y 350 del Código Nacional de Procedimientos Civiles y Familiares. Asimismo, el artículo 1054 fue reformado para establecer que la supletoriedad en juicios mercantiles corresponde al Código Nacional de Procedimientos Civiles y Familiares. La referencia a la fecha DOF 30-12-2019 fue actualizada a DOF 14-11-2025.
Código Nacional de Procedimientos Civiles y Familiares. Publicado DOF 07-06-2023, última reforma DOF 15-01-2026. A partir del 1 de junio de 2026 entró en vigor para procedimientos en vía ejecutiva civil oral y jurisdicción voluntaria en el orden federal; la vía ordinaria civil oral entra en vigor el 15 de noviembre de 2026.
Párrafo sobre correos y WhatsApp. Actualizado para reflejar el marco normativo vigente: el valor probatorio de comunicaciones electrónicas ya está expresamente reconocido en ley (artículo 1061 Bis Código de Comercio), con valoración conforme al Código Nacional.
