LA BITACORA DE OBRA.

La bitácora de obra es el documento técnico legal que vincula a los contratantes como medio de intercambio de comunicación durante la vigencia del contrato.

El reglamento de la Ley de Obras Publicas y Servicios relacionados con las mismas en su artículo 1 fracción V define a la bitácora como:

“ V. Bitácora: el instrumento técnico de control de los trabajos,  el cual servirá como medio de comunicación convencional entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos, y en el que deberán referirse los asuntos importantes que se desarrollen durante la ejecución de las obras y servicios;”

Es obligatorio el uso de la bitácora?

Aunque el contrato de obra generalmente no hace estipulación al respecto, la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas (LOPSR) en su artículo 46 ultima parte así como el artículo 93 de su Reglamento estipulan la obligatoriedad del uso de la bitácora de obra para llevar el control de la ejecución del contrato de obra publica federal, pero UN DATO IMPORTANTE es que este ultimo articulo establece que la bitácora deberá estar en la OBRA sin que pueda extraerse de ahí, hemos consultado casos en los cuales el supervisor se apodera literalmente de la bitácora, lo cual es ilegal por las razones expuestas con antelación y por lo mismo puede concurrir una causa de responsabilidad.

Es obligatorio tener un “formato” de bitácora?

Efectivamente el reglamento de la LOPSR en su articulo 94 establece los requisitos mínimos que debe contener la bitácora de obra, entre los cuales destaca que las hojas deben estar foliadas, estar en original y dos copias y que las notas se refieran según las circunstancias de cada caso: número, clasificación, fecha, descripción del asunto, y en forma adicional ubicación, causa, solución, prevención, consecuencia económica, responsabilidad si la hubiere, y fecha de atención, así como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta.

Hay reglas para el uso de la bitácora?

Efectivamente reglamento de la LOPSR en su artículo 95 establece las reglas mínimas de uso de la bitácora entre las cuales destacan:

Se deberá iniciar con una nota especial relacionando como mínimo la fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y teléfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y de las características del sitio donde se desarrollarán, así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilización de la bitácora, indicando a quién o a quiénes se delega esa facultad, que las notas se numeren y fechen, que se escriba con tinta, las notas raspadas o tachadas son nulas, se deben cancelar los espacios en blanco, pueden validarse oficios, se debe cerrar la bitácora.

Negativo.- En el artículo 96 del reglamento de la LOPSR se establecen las reglas de INICIO de la bitácora entre las cuales destacan el horario para consultar y escribir notas, plazo máximo para firma, prohibición de modificar notas, regular la autorización y revisión de estimaciones, números generadores, cantidades adicionales o conceptos no previstos en el contrato, así como lo relativo a las normas de seguridad,  higiene y protección al ambiente  que deban implementarse.

Necesidad del uso de bitácora, caso práctico.

Los datos utilizados son ficticios, no así las situaciones que son reales.

Como ya se vio legalmente el uso y manejo de la bitácora puede resultar tan importante como la ejecución de la obra misma, razón suficiente para llevar un buen control de la misma sin embargo de no ser así analicemos el caso de rescisión administrativa de un contrato de obra publica a la empresa JOCOTAL S.A. de C.V. a quien le imputaban atraso en su programa de trabajo por un 25 por ciento. La empresa alego como defensa que el atraso no era imputable a ella sino a la dependencia por que esta había ordenado cambios sustanciales al proyecto así como ejecución de volúmenes adicionales de obra los cuales aunados a condiciones climáticas adversas dieron lugar al desfasamiento del programa, sin embargo la empresa NUNCA hizo anotaciones en la bitácora ni tampoco efectuó gestión alguna para obtener una reprogramación ni convenios de reconocimiento y pago de volúmenes, al presentar su defensa en el procedimiento administrativo aduce como agravio la negativa de la dependencia para permitirle hacer anotaciones en bitácora sin embargo no presenta pruebas que soporten este hecho, lo que si estaba era la bitácora llevada por la supervisión. El resultado fue que la empresa perdió por que nunca pudo probar sus afirmaciones; a juicio del Tribunal que conoció del caso existe presunción legal de que las partes tienen libre acceso a la bitácora por disposición expresa de la ley y que de no ser así la parte afectada debe buscar constancias que demuestren este hecho y ofrecerlas como prueba.

MTRA. MARIA DEL CARMEN MATA
LIC. JULIO CESAR MATA
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